Setelah semuanya siap untuk seminar, lokakarya, konferensi, atau acara lainnya dan semua sentuhan akhir telah diterapkan ke ruang acara utama, buat titik pengujian pengalaman delegasi. Jalankan presentasi atau video di layar dan cobalah kursi di seluruh sudut ruangan untuk memeriksa visibilitas layar dan teks. Uji tingkat suara di titik terjauh dari panggung dan ingat untuk mengimbangi faktor mematikan penonton. Anda juga akan ingin menemukan area yang Anda rasakan mungkin bermasalah setelah audiens tiba sehingga Anda dapat dengan cepat membuat penyesuaian.
Saat Anda duduk di berbagai kursi, perhatikan keseluruhan perasaan berada di sana.
• Apakah menyenangkan?
• Apakah ada draf dari pintu atau unit AC?
• Bisakah Anda mencium masakan dari dapur?
• Apakah ruangan terlihat bersih dan rapi dari sudut ini?
• Apakah ada gangguan seperti aktivitas di luar jendela yang tidak dapat dilihat oleh penyaji tetapi audiens bisa?
• Apakah pandangan dari kursi mencerminkan nilai tiket?
Ingatlah bahwa, untuk acara yang lebih lama, kursi ini dapat menjadi rumah bagi delegasi Anda dan mereka akan menghargai sentuhan-sentuhan kecil seperti botol air dan mangkuk mint yang mudah dijangkau.
Ritual kedatangan
Seperti pada acara publik lainnya, orang-orang memiliki harapan tertentu ketika mereka tiba di suatu acara. Ini adalah semacam ritual yang harus dilakukan untuk masuk ke kerajaan informasi sihir.
Jika seorang delegasi telah diundang atau telah terdaftar sebelumnya, mereka harus dapat tiba dua puluh menit atau lebih sebelum waktu mulai dan menemukan meja di luar ruang acara yang tercakup dalam lencana nama yang tersusun rapi dalam urutan abjad. Tabel ini akan dikelola oleh administrator yang tersenyum siap untuk mengakuinya dengan cepat, untuk menyambut mereka dan memberi mereka lencana nama dan informasi tambahan apa pun yang mereka perlukan. Informasi tambahan biasanya terdapat dalam folder yang disiapkan secara profesional.
Administrator akan mengarahkan mereka dari meja resepsionis ke area kopi dan juga akan memberi mereka informasi tentang lokasi toilet, telepon dan area merokok.
Banyak yang akan datang sendiri dan mungkin tidak kenal dengan delegasi lainnya. Untuk mengurangi kecanggungan, beberapa musik latar yang tenang akan menyamarkan keheningan yang tidak nyaman. Tim acara, terutama presenter diharapkan untuk berbaur dengan para tamu dan, serta membuat obrolan ringan dan memperkenalkan satu delegasi ke yang lain, mereka harus melanjutkan tugas pengumpulan informasi mereka untuk memastikan bahwa acara tersebut sesuai dengan relevansi.
Pada waktu mulai yang diiklankan, suara yang kuat harus mengundang delegasi yang berkumpul untuk memasuki tempat suci dalam ruang acara utama. Atas catatan mana akan ada lonjakan aktivitas ketika para delegasi menemukan tempat duduk mereka.
Pendekatan ini jelas dicoba dan diuji dan itu yang diharapkan orang, tetapi jika Anda ingin bereksperimen dengan teknik yang berbeda, ini adalah kesempatan Anda untuk menandai orisinalitas di acara Anda.
Jika anda ingin tau tentang SEO atau ingin mengikuti training SEO, anda bisa mengikuti In house training SEO. Di In house training SEO banyak ilmu yang bisa anda dapatkan. Ilmu-ilmu penting tentang SEO, cara menjalankan SEO dan sebagainya. Sebagai gambaran anda bisa melihat ulasan peserta yang telah mengikuti training SEO di In house training SEO.
